Information über den neuen Meldekanal nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Vorwort
Am 02. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten, das diesen Vorsatz durch die gesetzliche Verankerung des Schutzes von hinweisgebenden Personen bekräftigt.
(Foto: freshidea-stock.adobe.com)
Aus diesem Grund ist eine interne Meldestelle eingerichtet worden, die die Abgabe von Hinweisen zu Fehlverhalten, Missständen und Verstößen ermöglicht. Dabei wird die Identität des Hinweisgebenden stets vertraulich behandelt, um diesen vor potentiellen Repressalien im beruflichen Kontext zu schützen.
I. Wie wird ein Hinweis eingereicht?
Hinweise können ab sofort abgegeben werden. Die Abgabe eines Hinweises erfolgt über ein elektronisches Hinweisgebersystem, über das Hinweisgebende Meldungen über eine Webanwendung abgeben können. Die Hinweisabgabe ist auch telefonisch möglich. Für das elektronische Hinweisgebersystem fungiert das System der Caritas Dienstleistungsgenossenschaft im Erzbistum Paderborn gemeinnützige eG (cdg) als unsere interne Meldestelle.
Elektronisches Hinweisgebersystem:
Nach Eingang der Meldung wird dem Hinweisgebenden der Erhalt der Meldung innerhalb von und spätestens nach 7 Tagen bestätigt. Nach Abgabe der Meldung wird vom System eine Hinweis-ID und ein zugehöriges Passwort generiert, mithilfe dessen der Hinweisgebende den ausgelösten Hinweis nachverfolgen und ggf. mit der internen Meldestelle kommunizieren kann.
Das Hinweisgebersystem ist unter folgendem Link abrufbar:
Um Ihren Hinweis angemessen bearbeiten zu können, bitten wir darum, die Meldung so konkret wie möglich zu formulieren. Dabei bietet sich eine Orientierung an den W-Fragen (Wer?, Was?, Wann?, Wie?, Wo?) an.
Der Gesetzesgeber sieht vor, dass die Abgabe eines Hinweises wahlweise anonym oder unter Namensnennung erfolgen kann. Somit werden auch anonyme Hinweise von der internen Meldestelle berücksichtigt.
Ansprechpartner bei der cdg:
Telefon: 05251 889 - 0128
E-Mail: Tobias.Bartholomaeus@caritas-cdg.de
II. Wie läuft das Verfahren bei einer internen Meldung?
Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach 7 Tagen. Danach verläuft die Bearbeitung des Hinweises wie folgt:
- Die interne Meldestelle prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt.
- Die interne Meldestelle prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung.
- Erforderlichenfalls nimmt die interne Meldestelle Kontakt zu der hinweisgebenden Person auf, um weitere Informationen zu ersuchen und um angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG zu ergreifen.
Des Weiteren erhält der Hinweisgebende innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung.
III. Wer bearbeitet den Hinweis?
Uns ist eine unparteiische, neutrale und vertrauensvolle Bearbeitung sehr wichtig. Deshalb wurde für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise die cdg beauftragt.
Die mit der Bearbeitung von Hinweisen bei der cdg betrauten Personen sind sowohl unparteiisch als auch unabhängig. Zudem sind sie an keine Weisungen gebunden, um Interessenskonflikte auszuschließen.
Des Weiteren sind sie für die Dauer der Hinweisbearbeitung und darüber hinaus zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Bei Fragen zu der Abgabe von Hinweisen, der Nutzung der elektronischen Hinweisgeberplattform oder zur Vertraulichkeit können Sie sich gerne direkt an die cdg wenden:
Telefon: 05251 889 - 0128
E-Mail: Tobias.Bartholomaeus@caritas-cdg.de
IV. Was ist ein Hinweis?
Im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes wird unter einem Hinweis eine "Meldung" oder
"Offenlegung" von Informationen verstanden. Dies bezieht sich prinzipiell auf die Meldung bzw. Offenlegung von Informationen über:
- Verstöße, die strafbewehrt sind,
- Verstöße, die bußgeldbewehrt sind (bei Verletzung einer Vorschrift zum Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder einer Vorschrift zum Schutz der Rechte von Beschäftigten bzw. ihrer Vertretungsorgane),
- Sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder (bzw. Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft).
Der vollständige Katalog ergibt sich aus § 2 Abs. 1 bis 10 HinSchG.
V. Wann fällt ein Hinweis unter das HinSchG?
Hinweise über Verstöße sollen sich nach dem HinSchG auf begründete Verdachtsmomente oder auf das Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, die bei dem Beschäftigungsgeber bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, beziehen. Außerdem zählen dazu Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.
VI. Wer kann einen Hinweis abgeben?
Prinzipiell kann sich jeder Mitarbeitende, also jegliche Personen, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit in Kontakt zum Beschäftigungsgeber steht, zur Hinweisabgabe an die interne oder externe Meldestelle wenden. Neben der hinweisgebenden Person werden auch die Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung sind oder auf sonstige Weise von der Meldung betroffen sind.
Auch weitere natürliche Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit dem jeweiligen zur Einrichtung der internen Meldestelle verpflichteten Beschäftigungsgeber oder mit der jeweiligen Organisationseinheit in Kontakt stehen, können einen Hinweis abgeben.
VII. Ist es möglich, sich zuerst an die externe Meldestelle zu wenden?
Hinweisgebende Personen haben ein Wahlrecht zwischen der internen und externen Meldestelle.
Die externen Meldestellen sind beim Bundesamt für Justiz (§ 19 HinSchG), der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (§ 21 HinSchG) und dem Bundeskartellamt (§ 22 HinSchG) je nach betroffenem Bereich eingerichtet worden.
Grundsätzlich sollte jedoch eine Meldung zunächst an die interne Meldestelle gerichtet werden, unter dem Vorbehalt, dass intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine Repressalien zu befürchten sind. In Fällen, in denen einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, kann ein Hinweis direkt bei der externen Meldestelle abgegeben werden.
VIII. Hinweis auf Vertraulichkeit/Schutz für hinweisgebende Personen
Der Schutz von hinweisgebenden Person vor Benachteiligung oder Bestrafung ist während des gesamten Meldeverfahrens sichergestellt. Dafür werden während des gesamten Meldeverfahrens Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, die auf den jeweiligen Einzelfall individuell angepasst werden.
Zu diesen Sicherheitsmaßnahmen zählt beispielsweise die Beauftragung der cdg als neutrale und unabhängige Stelle. Sowohl die Hinweise und darin enthaltene personenbezogene Daten sowie die weiterführende Kommunikation werden stets streng vertraulich behandelt und nur von wenigen ausgewählten Personen gesichtet.
Nur die für die weiteren Maßnahmen notwendigen Informationen werden von der cdg weitergegeben. Diese werden zuvor, soweit möglich anonymisiert bzw. pseudonymisiert.
Der vertrauliche Umgang mit den Daten ist auch nach Abschluss des Verfahrens gewährleistet.
Ausgenommen von diesem Vertraulichkeitsgebot sind Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden. Derartige Falschmeldungen können zu rechtlichen Konsequenzen führen.
Anhand dieses Informationsschreibens möchten wir Sie darüber aufklären, unter welchen Bedingungen ein Hinweis bzw. Hinweisgebende unter das Hinweisgeberschutzgesetz fallen und durch welche Maßnahmen sie geschützt werden. Außerdem sollen hinweisgebende Personen durch das Aufzeigen der transparenten Vorgehensweise dazu ermutigt werden, Regelverstöße ohne Angst vor Diskriminierung, Einschüchterung etc. aufzuzeigen. Dabei wird die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebenden stets bewahrt.
Paderborn, den 03.01.2024
Esther van Bebber
Diözesan-Caritasdirektorin