Cobra - Übernehmen Sie!

Per Definition hilft ein CRM-System Nutzern*innen, die Beziehungen ihrer Organisation zu einzelnen Personen in den Mittelpunkt zu stellen, seien es Kund*innen, Service-Nutzer*innen, Kolleg*innen oder Lieferanten. Es verknüpft alle Informationen rund um die Interaktionen mit Kunden, Partner*innen, Privatpersonen oder Kolleg*inen. Man muss man es sich also wie eine erweiterte Adressdatenbank vorstellen.

Ein CRM-System kann grundsätzlich alle Informationen zu Kontakten wie E-Mails, Telefonate, Profile auf den Websites sozialer Netzwerke und vieles mehr erfassen. Außerdem können automatisch weitere Informationen, beispielsweise aktuelle Neuigkeiten und Details wie persönliche Präferenzen von Ansprechpartner*innen im Hinblick auf Kommunikationen speichern.

Das CRM-System strukturiert all diese Informationen übersichtlich, sodass man einen umfassenden Überblick über Personen und Institutionen erhalten und ihre Beziehung im Laufe der Zeit immer besser verstehen kann. Es kann also im letzten Schritt eine 360-Grad-Gesamtansicht jedes Kontakts geliefert werden. Dabei werden bisherige Interaktionen erfasst und Informationen angezeigt, die bessere Gespräche ermöglichen.

Das Tool KIP zur Adressdatenverwaltung und Statistik in der Geschäftsstelle des DiCV Paderborn entsprach nicht mehr dem aktuellen Stand und die Sicherung der Daten erfolgt nicht mehr automatisch. Außerdem waren bei weitem nicht alle Kontaktdaten in KIP erfasst und die Datenqualität war schlecht.

Erweiterungsmöglichkeiten im Hinblick auf Funktionen, Auswertungen, Marketing, etc.  gab es nur in sehr begrenztem Umfang. Um in Zukunft immer die richtigen Ansprechpartner*innen schnell - ohne Umwege über persönliche  oder abteilungsinterne Adresslisten - und mit aktuellen Kontaktinfos finden zu können, war es daher notwendig, nach einer neuen Lösung zu suchen. Eine aufwendige Evaluation unserer Bedarfe und der verfügbaren Tools hat schließlich zur Entscheidung für Cobra CRM geführt.

Im ersten Schritt werden ab sofort sämtliche Kontaktdaten in Cobra verwaltet und alle Aktivitäten die mit diesen Kontakten zusammenhängen erfasst und gesteuert (z.B. Serien-Emails). Das umfasst neben allen Daten aus KIP auch Spender*innen, Politiker*innen, Privatpersonen, Vereine und Dienstleister und erweitert die Möglichkeiten mit diesen Daten zu arbeiten enorm. 

Cobra - eines der meistgenutzen CRM-Systeme -  bietet uns für die Zukunft aber auch noch sehr viele zusätzliche Funktionen, die wir - nach Bedarf  - Stück für Stück implementieren können.

Was ist Cobra CRM?

Man muss es sich wie eine erweiterte Adressdatenbank vorstellen.

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Wo finde ich Cobra?

Bei wikipedia - https://de.wikipedia.org/wiki/Kobra,_%C3%BCbernehmen_Sie

oder über Citrix. 

Cobra CRM ist als Kachel im Citrix Storefront hinterlegt. Bei der Erstanmeldung muss man einmalig die entsprechende Cobra-Datenbank auswählen (Cobra Adressen). Danach kann man mit Cobra CRM arbeiten.

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Was finde ich in Cobra?

In Cobra werden alle dienstlich verwendeten Kontaktdaten verwaltet und gespeichert. In Zukunft gehören dazu u.a. auch alle Kontaktinformationen von Politik und Verwaltungen, Dienstleistern, Unternehmen und Einzelpersonen, deren Speicherung dienstlich sinnvoll und rechtlich möglich sind (Achtung Datenschutz). 

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Welche Schwerpunkt-Funktionen hat Cobra?

Cobra ist ein kleines Schweizer-Taschenmesser mit sehr vielen tollen Funktionen, die wir uns nach und nach gemeinsam nutzbar machen werden. Zunächst liegen für uns vor allem folgende Funktionen im Fokus:

• Kontaktdatenpflege (Bereinigung/Aktualisierung), 
• Kontaktrecherche
• Listenerstellung
• Verteiler
• Adressaufkleber für Briefversand

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Auf welchen Plattformen ist Cobra CRM verfügbar?

Cobra CRM ist sowohl auf dem Desktop, als auch auf mobilen Endgeräten (App über den Google Play Store bzw. wird durch das DiCV MDM zur Verfügung gestellt) verfügbar.

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Wer ist beim DiCV Ansprechperson für Cobra?

• Bei technischen Fragen: Uwe Neumann
  E-Mail: uwe.neumann@caritas-paderborn.de
  Tel.: 05251 209-418 
• Bei Anwenderfragen: Irene Kaiser
  E-Mail: irene.kaiser@caritas-paderborn.de
  Tel.: 05251 209-214
• Bei inhaltlichen Fragen zu vorhandenen Adressen: Die Sekretariate

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Gibt es ein Ticket-System für Cobra?

Ja technische Probleme mit Cobra CRM können über das bestehende IT Ticket-System gemeldet werden.

Bei Anwenderfragen ist die erste Ansprechpartnerin Irene Kaiser.

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Wo finde ich weiterführende Informationen zu Cobra CRM?

 (Hinweis: Einige Links funktionieren nur aus Citrix heraus!)

• Cobra Homepage -> https://www.cobra.de/
• DiCV Cobra MS Teams -> https://teams.microsoft.com/l/team/19%3aRnIfz4o4gvO0cmnNT28Rcr-tpnEtA57Ap-jGrGouXto1%40thread.tacv2/conversations?groupId=231076fd-7098-445e-b0f4-769369997489&tenantId=3ed8ba09-e5c3-42c6-8d86-b79a7cefe396
• Cobra Webinare -> https://www.cobra.de/news-events/webinare#kunden
• Benutzerhandbuch -> Benutzerhandbuch_CRM_PLUS_2020.pdf
• Allgemeine Cobra Tutorials (Youtube) -> https://www.youtube.com/playlist?list=PLn2rP4ZH22h5FI0kmvtHX3ZS1o2aRnE3w
• Offizielle Cobra FAQ’s-> https://faq.cobra.de

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Welche Schulungsmöglichkeiten gibt es?

DiCV Schulungen (aufgezeichnet) -> Dokumentationen, Beschreibungen, Schulungen

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Wer hat welche Rechte in Cobra?

Es gibt verschiedene Benutzergruppen mit unterschiedlichen Benutzerrechten:

• Administrator-> alle Rechte
• Power User -> eingeschränkte Rechte (lesen/schreiben)
• Basis User -> nur Leserechte 
• Spezielle Usergruppen -> ausschließliche Lese-/Schreibrechte für bestimmte Bereiche (z.B. Spender, Vorstände, Ehemalige)

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Wie viele Arbeitsschritte/Klicks muss ich machen um eine Adresse zu verknüpfen?

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Wozu dient ein Stichwort in Cobra?

Über Stichworte lassen sich in Cobra Datensätze zu Gruppen zusammenfassen. Im DiCV nutzen wir Stichworte um Verteiler zu erstellen und zu pflegen

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Wer darf Stichworte/Verteiler anlegen?

Verteiler (u. Verteilerhierarchien) dürfen nur Administratoren anlegen. Bitte wenden sie sich über die jeweiligen Sekretariate an Irene Kaiser oder Uwe Neumann.

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Wer darf Kontakte in Verteiler aufnehmen bzw. Stichworte zuordnen?

Die Verteiler sind den jeweiligen Abteilungen und Fachstellen zugeordnet und werden durch diese jeweils gepflegt und zugeordnet. Aus der Verteilerhierarchie kann dies Zuordnung abgelesen werden.

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Wozu dienen Kontaktarten in Cobra?

Kontaktarten gruppieren die Datenbank nach sinnvollen Kriterien. In Cobra gibt es 7 Kontaktarten wobei die Kontaktart CKD nur für die CKD Mitarbeitenden zu sehen ist.

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Kann ich selbst Änderungen in den Adressdatensätzen vornehmen?

Bei der Kontaktart Personen können Änderungen und Neuanlagen vorgenommen werden. Das Löschen von Personen ist für den normalen Basis-User nicht möglich, falls hier Bedarf besteht, kann man die Adresse/Person auf inaktiv setzen und die Löschung über das zuständige Sekretariat veranlassen.

Für die Kontaktdaten der Einrichtungen, Dienste und Träger gilt:  Änderungswünsche bitte per Mail an Irene Kaiser 

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Werden wir jetzt Outlook abschaffen?

Nein. Outlook wird weiterhin als Mail- und Kalenderprogramm genutzt.

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Muss ich Cobra wirklich verwenden?

Ja, bitte. So schlimm ist es auch nicht ;-)